Pré-nota ou documento de entrada? O guia de quem trabalha no recebimento

São 7h40. O caminhão encostou na doca, o motorista quer sair, e a nota está na sua mão. Você abre o Protheus e trava: pré-nota ou documento de entrada?

A diferença entre as duas não é técnica, é física: uma diz “a mercadoria chegou”, a outra diz “a mercadoria é nossa, conferida e aceita”. O sistema leva isso a sério — só a segunda mexe no seu saldo.

A diferença em uma frase

Do jeito que faz sentido na doca: pré-nota é “recebi o papel e a carga, mas ainda não terminei de conferir”; documento de entrada é “conferi, está certo, pode entrar no estoque e virar conta a pagar”. A pré-nota é o protocolo; o documento de entrada é o aceite.

É para isso que a pré-nota existe: registrar a nota rápido, com o motorista ainda ali, sem movimentar nada de definitivo — a conferência de verdade acontece depois, com calma, aproveitando o mesmo registro.

Esta é a causa raiz de quase todo chamado de “meu estoque não atualizou”.

Enquanto for pré-nota, nada de definitivo acontece: saldo, título e lançamentos fiscais e contábeis não são gerados, e o item não conta como recebido para baixa do pedido de compra. Só na classificação o sistema movimenta estoque e gera título e lançamentos.

Traduzindo para o chão de fábrica: pré-nota parada é material que existe na doca e não existe no saldo. Se o almoxarifado cobra peça que “chegou ontem” e o sistema mostra zero, o lugar certo para olhar é a fila de pré-notas pendentes de classificação — não o cadastro do produto.

A árvore de decisão da doca

O desenho representa a decisão operacional, não o procedimento fiscal. O ramo de avaria e recusa em particular depende da política de cada empresa — recusa total, recusa parcial, entrada com devolução depois.

Quando usar cada uma

Use documento de entrada direto quando a conferência já bateu tudo — item, quantidade, preço —, é item simples e recorrente, não há pedido de compra envolvido ou o pedido bate integralmente, e você tem autonomia para aceitar a nota naquele momento.

Use pré-nota quando: a conferência ainda não terminou (carga grande, motorista precisa sair); há divergência de quantidade ou de preço — isso é assunto de Compras, não se resolve com o caminhão parado; o material precisa de inspeção de qualidade; ou falta documentação — certificado, laudo, rateio, natureza fiscal a definir.

A regra de bolso: se você não consegue assinar embaixo agora, é pré-nota.

A classificação é o momento do aceite: você localiza a pré-nota na fila e complementa, não redigita, os dados já registrados na chegada — informações fiscais, rateios, frete, condição de pagamento — e ajusta o que precisar, dentro do que a parametrização permitir. Ao confirmar, ela deixa de ser registro provisório e passa a ser o documento de entrada: nesse instante o sistema movimenta o estoque e gera título e lançamentos.

Classificar não é “só confirmar a tela”. É o ato que compromete estoque e financeiro — quem classifica assume que a nota está correta.

O que muda de ambiente para ambiente

Tudo acima é o comportamento padrão. Boa parte do que trava ou libera uma classificação vem de parâmetro — decisão de cada empresa. Os quatro mais comuns, com o valor de fábrica:

Para ver os quatro no seu ambiente, peça a quem tem acesso ao banco:

SELECT X6_FIL, X6_VAR, X6_CONTEUD, X6_DESCRIC
  FROM SX6010
 WHERE X6_VAR IN ('MV_PCTOLER', 'MV_TOLENEG', 'MV_RESTCLA', 'MV_CQ')
   AND D_E_L_E_T_ = ' '
 ORDER BY X6_VAR, X6_FIL

Com MV_PCTOLER em zero, qualquer diferença de quantidade em relação ao pedido trava. Se numa empresa uma divergência de 2% passa e noutra não, não é versão diferente do Protheus — é esse número. Confira os valores do seu ambiente antes de tratar qualquer comportamento como regra universal; vale o mesmo para o armazém de CQ, que muda quando o material fica disponível para uso.

O que costuma dar errado

“Chegou, mas o estoque está zerado” e “o fornecedor cobra e não tem título” têm a mesma causa: a pré-nota foi registrada e nunca classificada. A carga está no chão, a nota está no sistema, mas saldo e título não existem enquanto ninguém classifica.

Pré-nota que envelhece é o maior risco do recebimento: semanas parada distorce estoque, contas a pagar e o prazo do pedido de compra. Trate a fila como fila de trabalho, com dono e prazo.

Nota lançada direto sem conferir é o oposto, e mais caro: gera estoque que não existe fisicamente e título que talvez volte — desfazer isso dá mais trabalho do que ter registrado uma pré-nota.

A nota entrou duas vezes acontece quando alguém não encontra a pré-nota pendente e lança um documento de entrada do zero — procure na fila antes de digitar.

Divergência descoberta só na classificação aparece quando a conferência física não foi feita de verdade, com o caminhão já embora e a tratativa mais difícil. A pré-nota compra tempo, não substitui a conferência.

“O sistema não deixou classificar” normalmente é tolerância de quantidade ou preço bloqueando, por parametrização — não é defeito, é tratativa com Compras.

Carga A — parafusos, fornecedor de sempre, pedido bate. 500 peças no pedido, 500 na nota, 500 na contagem; preço bate, sem inspeção. → Documento de entrada direto. Estoque sobe na hora, título vai para o contas a pagar, motorista liberado em 10 minutos.

Carga B — 12 paletes, laudo pendente, preço 4% acima do pedido. Conferir leva a manhã inteira, o laudo não veio, o preço divergiu. → Pré-nota. O caminhão sai às 7h55; estoque e financeiro não são tocados.

A conferência física bate às 10h, Compras resolve o preço à tarde, o laudo chega na quarta. Quinta de manhã o recebimento abre a pré-nota, complementa e classifica — só aí os 12 paletes entram no saldo e o título aparece no contas a pagar. A doca nunca travou, o estoque nunca mostrou material ainda não aceito, e ninguém redigitou a nota.

Por onde começar

Se a resposta para “por que o estoque não atualizou?” é sempre um mistério, faça um exercício simples: levante hoje quantas pré-notas estão pendentes de classificação, e há quantos dias. Esse número costuma explicar mais sobre a saúde do recebimento do que qualquer relatório de estoque.

Se este texto descreveu o seu dia a dia e você quer organizar esse fluxo — parametrização, rotina de trabalho e treinamento de quem opera — fale com a gente.