O caminho do pedido de venda no Protheus: do cadastro à nota fiscal

“O pedido não fatura” é a frase mais comum e menos útil do faturamento. Ela não diz nada, porque um pedido de venda no Protheus não vira nota fiscal em um passo só: ele atravessa quatro degraus — gravação, liberação, crédito e estoque — e pode parar em qualquer um deles, por motivos e com donos completamente diferentes.

Este artigo é o desenho desse caminho, degrau por degrau, e o que costuma emperrar em cada um.

O fluxo inteiro em uma imagem

Antes de tudo: os quatro cadastros

Nenhum pedido sobrevive à gravação se um destes quatro estiver incompleto ou inconsistente entre si:

• Produto — precisa existir, estar ativo e ter unidade de medida coerente com a quantidade que você vai digitar.
• Cliente — com loja, tipo e situação cadastral resolvidos. É aqui que mora o limite de crédito que vai ser consultado dois degraus adiante.
• Condição de pagamento — determina quantos títulos a receber nascem quando a nota for emitida, e com que vencimentos.
• TES — o Tipo de Entrada e Saída. É o cadastro que decide a tributação, se o item movimenta estoque e se gera duplicata. Um TES errado não impede a gravação do pedido; ele produz uma nota fiscal errada, que é bem pior.

A ordem importa: o TES é o único dos quatro que erra em silêncio. Se a dúvida é qual campo do cabeçalho ou dos itens carrega cada uma dessas decisões, com o nome real no dicionário, está em Preenchendo um pedido de venda: campo a campo.

Preenchido o cabeçalho (cliente, loja, condição, vendedor, tabela de preços) e os itens (produto, quantidade, preço, TES, armazém), o sistema valida e grava.

Um pedido gravado ainda não é faturável. Ele existe, tem número, aparece nas consultas — e não avança sozinho. Esse é o mal-entendido mais frequente entre quem digita o pedido e quem cobra a nota.

Degrau 2 — Liberação

A liberação é o ato explícito que empurra o pedido para as duas análises seguintes. Pode ser manual ou automática, dependendo de como o ambiente foi parametrizado. Sem ela, o pedido fica parado indefinidamente sem nenhum erro aparente — o que faz esse degrau responder por boa parte dos “não fatura” que não têm mensagem nenhuma.

Quando a liberação é automática, o sistema a dispara assim que o pedido é gravado, e os dois degraus seguintes acontecem em sequência, sem que ninguém precise entrar na tela do pedido de novo. Quando é manual, alguém — em geral do próprio faturamento — precisa acessar a rotina de liberação e confirmar o pedido antes de crédito e estoque sequer serem consultados. É por isso que um pedido parado neste degrau não mostra erro nenhum: ele está exatamente onde a parametrização mandou que ficasse, esperando essa ação específica.

Degrau 3 — Crédito

Aqui o Protheus compara o valor do pedido com o limite de crédito do cliente e o que ele já deve. Reprovou, o pedido fica bloqueado esperando aprovação.

Este degrau tem dono, e não é o faturamento. É o financeiro. Nenhuma quantidade de mexer no pedido resolve um bloqueio de crédito; o que resolve é alguém com alçada liberar, ou o cliente pagar.

Com o crédito liberado, o sistema verifica saldo disponível no armazém indicado no item. Três desfechos:

• Saldo total — o pedido é liberado inteiro e segue para faturamento.
• Saldo parcial — libera o que dá, e o restante permanece no pedido em aberto, esperando uma nova entrada de estoque. O pedido não é cancelado nem duplicado: ele fica com saldo residual.
• Sem saldo — o item fica bloqueado aguardando entrada ou realocação.

Note no diagrama que o caminho da liberação parcial volta para a verificação de estoque. Não é um erro do desenho: é exatamente o que acontece na prática toda vez que uma compra entra.

O que costuma travar

Em ordem de frequência no suporte:

Emitida a nota, três coisas acontecem de uma vez, e é útil saber quais são quando alguma delas não acontece:

1. Baixa de estoque, se o TES movimentar estoque.
2. Cálculo dos impostos, conforme o TES.
3. Geração do título a receber, conforme a condição de pagamento.

Repare que duas das três dependem do TES. É por isso que ele é o cadastro que mais vale conferir antes de faturar em volume.

Um pedido, três telefonemas

Segunda-feira, 9h: um pedido é gravado sem erro nenhum. Terça, 8h, o cliente liga perguntando pela nota — e “não fatura” é a resposta que ele ouve, sem mais nada. É aqui que o desenho ajuda de verdade: em vez de abrir o pedido e adivinhar, quem atende segue os quatro degraus, um telefonema por vez.

Primeiro, a gravação: confirma que o pedido existe e tem número — esse degrau está resolvido, não é ele. Segundo telefonema, para o financeiro: o cliente está com crédito bloqueado? A resposta vem em minutos, porque é uma pergunta de sim ou não. Se estiver, é o financeiro quem decide quando libera — não adianta insistir com quem vendeu. Liberado o crédito, sobra o terceiro telefonema, para o almoxarifado: tem saldo no armazém indicado no pedido? Sem saldo, o item fica com saldo residual esperando a próxima entrada — e é exatamente isso que o cliente ouve de volta, em vez de “não fatura”.

Três perguntas, três donos, um pedido só. É o oposto de abrir o sistema e tentar adivinhar onde ele travou.

Quando alguém diz “o pedido não fatura”, a pergunta útil não é o que aconteceu — é em qual degrau ele parou. Crédito é assunto do financeiro; estoque é do almoxarifado; liberação é de quem opera o faturamento. São donos diferentes, com alçadas diferentes.

O diagrama acima é o que permite dizer isso em trinta segundos, sem abrir o sistema e sem chamar a pessoa errada.