Cadastro de usuários no Protheus: o que cada aba decide

O cadastro de usuários tem muitas abas, e quase todo chamado de “fulano não consegue fazer tal coisa” termina numa delas. A seguir, o que cada parte controla, na ordem em que você costuma precisar.

Os nomes de abas, campos e opções em negrito aparecem com estes nomes na documentação da TOTVS listada nas referências.

Os exemplos usam dois usuários fictícios: mariana.costa, do faturamento, e joao.pereira, do financeiro.

O mínimo para o usuário entrar

A TOTVS lista a configuração básica de um usuário novo:

1. Na aba Usuário, o login em Usuário, o Nome completo e a Senha.
2. Na aba Restrições de acesso, em Filiais, as empresas e filiais.
3. Na aba Ambientes, a caixa Acesso de cada módulo que o usuário vai usar.

Com isso e um Confirmar, o usuário já consegue entrar pelo SmartClient. O resto do cadastro refina esse ponto de partida.

Aba Usuário: quem é e como entra

Além de login, nome e senha, nesta aba ficam:

• Forçar troca de senha no próx. logon: o usuário entra com a senha que você definiu e troca por uma própria no primeiro acesso.
• Usuário Bloqueado: assunto da seção sobre bloqueio mais abaixo.
• Troca periódica da senha a cada n dias: o prazo de vencimento para esse usuário. Esse prazo também existe no grupo e na política de senhas. Quando aparece em mais de um lugar, prevalece a menor data, e o prazo do usuário não pode ser maior que o da política (Política de senhas no Protheus).

Um grupo reúne usuários para facilitar a atribuição de direitos. No grupo dá para definir quase tudo o que se define no usuário: filiais, ambientes, acessos, timeout e data base.

O vínculo fica na aba Grupos, dentro da aba Usuário: clique duas vezes abaixo da coluna Grupo, use a lupa e selecione o grupo. Na mesma aba Usuário, em Parâmetros, fica a Regra de acesso por grupo. É ela que decide como o grupo se combina com o usuário:

• Priorizar. Empresas e módulos: valem os de todos os grupos, e os do usuário são ignorados. Acessos: vale o grupo com Prioriza = Sim; se nenhum tiver, o primeiro grupo da lista.
• Somar. Empresas, módulos e acessos: soma o usuário com todos os grupos, mesmo que algum esteja priorizado.
• Desconsiderar. Veja o parágrafo abaixo.

Com Desconsiderar, o timeout e a data base passam a vir do usuário. Há uma exceção documentada: na troca periódica de senha, se o prazo do grupo for o menor, ele continua valendo mesmo com Desconsiderar.

Para privilégios, a regra é outra: quando o usuário tem mais de um grupo e a regra de acesso por grupo não é Desconsiderar, os privilégios dos grupos se somam, e o Prioriza = Sim não é considerado. Isso está em Privilégios no Protheus.

Restrições de acesso: onde, quanto e por quanto tempo

Em Filiais você define em quais empresas e filiais o usuário pode entrar. Para todas, marque Todas as empresas, no rodapé. Para algumas, informe o Grupo de empresas pela lupa. Só o grupo já dá acesso a todas as empresas, unidades de negócio e filiais abaixo dele. Marque a caixa Acesso ao lado de cada linha configurada.

Número de acessos simultâneos

O campo Número de Acessos simultâneos, nesta aba, ajusta quantos acessos simultâneos o usuário pode ter. A orientação da TOTVS é confirmar e acessar o Protheus de novo depois de mudar.

Timeout da estação

Timeout da estação (em minutos) desconecta o usuário que ficou ocioso. O mesmo controle existe em três lugares:

• Servidor: InactiveTimeOut, na seção do ambiente do appserver.ini. Em segundos. Vale para quem não tem configuração no usuário nem no grupo.
• Usuário: aba Restrições de acesso. Em minutos. Vale para aquele usuário.
• Grupo: aba Grupo, seção Parâmetros. Em minutos. Vale para os usuários do grupo.

Repare na unidade. No servidor, InactiveTimeOut=300 significa cinco minutos.

Na aba Ambientes você marca os módulos que o usuário pode usar. Se joao.pereira trabalha no financeiro, marque os módulos que ele usa e deixe o resto desmarcado.

Os acessos são uma lista numerada de permissões do sistema. Um exemplo é o acesso 36, “Alterar Database do Sist.”, que aparece na próxima seção.

Para bloquear rotinas específicas, a própria TOTVS indica os privilégios como a forma recomendada. As restrições por acessos de menu controlam no máximo 10 opções internas de cada programa. Os privilégios não têm esse limite e ainda oferecem o estado Negado. Com o usuário posicionado, o vínculo fica em Outras Ações > Privilégios.

Parametrização: a data base e a acessibilidade

Quantos dias o usuário pode voltar ou avançar a data base

Na aba Parametrização, a opção Configurar dias de troca da data base e os campos Retroceder e Avançar limitam quantos dias o usuário pode mover a data base do sistema.

Quatro regras, todas da documentação da TOTVS:

1. O usuário precisa ter o acesso 36 (“Alterar Database do Sist.”) liberado. Sem ele, não troca a data base.
2. Usuário sem grupo, com a opção como Não: vale a política (aba Outros). Se na política também estiver Não, a troca é liberada sem limite.
3. Opção como Sim com 0 dias: aparece mensagem de que o usuário não pode retroceder nem avançar mais que 0 dias.
4. Usuário com grupo e regra Priorizar ou Somar: vale a configuração do grupo, não a do usuário. Com Desconsiderar, vale a do usuário. Com mais de um grupo, vale o grupo com Prioriza = Sim, ou o primeiro da lista.

O item 2 é o que merece atenção. “Não” no usuário não quer dizer “proibido”. Pode querer dizer “livre”. Em quem lança movimento financeiro e bancário, uma data base solta abre caminho para lançamento no período errado.

Na aba Parametrização, subaba Acessibilidade, a opção 2 Legenda Numérica é a que a TOTVS indica para deixar as legendas do Protheus mais acessíveis, por exemplo para quem tem daltonismo.

Bloquear, eliminar acessos ou excluir

Esta é a decisão com mais consequência no cadastro.

Para bloquear: entre no Configurador com o usuário administrador, vá em Usuário > Senhas > Usuários, selecione o usuário, clique em Alterar, mude Usuário Bloqueado para Sim e confirme.

Recomendação: para quem saiu da empresa, prefira o bloqueio. O Protheus grava o usuário em registros do dia a dia, por exemplo nos campos de log de inclusão e alteração dos cadastros (Log de registros). Com o cadastro preservado, esse rastro continua fazendo sentido.

Conferir a lista de usuários no banco

Com o dicionário de dados no banco, o cadastro de usuários fica na tabela SYS_USR, sem sufixo de empresa. Rotinas da própria TOTVS consultam essa tabela por SQL. No campo USR_MSBLQL, 1 indica usuário bloqueado e 2, usuário ativo.

SELECT USR_ID, USR_CODIGO, USR_NOME, USR_MSBLQL
  FROM SYS_USR
 WHERE D_E_L_E_T_ = ' '
 ORDER BY USR_MSBLQL, USR_CODIGO

Os bloqueados (1) aparecem primeiro. Use a consulta só para conferir: qualquer alteração em usuário se faz pelo Configurador.